Tình hình số hóa tài liệu sau sáp nhập hành chính tại Việt Nam hiện nay đang trở thành nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách trong cả khu vực hành chính Nhà nước và doanh nghiệp. Việc sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính giai đoạn 2023–2025 cũng như làn sóng M&A trong khu vực tư nhân đã làm phát sinh khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu cần được quản lý tập trung, thống nhất. Trong bối cảnh đó, số hóa tài liệu là giải pháp then chốt nhằm đảm bảo tính liên tục trong vận hành, tránh thất lạc dữ liệu và phục vụ hiệu quả cho quá trình chuyển đổi số.
Số hóa tài liệu trong khu vực Hành chính Nhà nước
Sau khi triển khai sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, xã, công tác số hóa tài liệu tại các cơ quan Nhà nước được đẩy mạnh với nhiều chỉ đạo cụ thể:
Chỉ đạo quyết liệt từ Trung ương
Bộ Nội vụ đã yêu cầu các địa phương khẩn trương số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan cũ. Mục tiêu là xây dựng hệ thống quản lý tài liệu tập trung, thống nhất, phục vụ hiệu quả cho công tác điều hành và lưu trữ lâu dài.
Ưu tiên các nhóm tài liệu quan trọng
Nguồn lực được ưu tiên cho các loại hồ sơ có giá trị sử dụng cao hoặc giá trị vĩnh viễn như:
Số hóa tài liệu trong khu vực Hành chính Nhà nước
Sau khi triển khai sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, xã, công tác số hóa tài liệu tại các cơ quan Nhà nước được đẩy mạnh với nhiều chỉ đạo cụ thể:
Chỉ đạo quyết liệt từ Trung ương
Bộ Nội vụ đã yêu cầu các địa phương khẩn trương số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan cũ. Mục tiêu là xây dựng hệ thống quản lý tài liệu tập trung, thống nhất, phục vụ hiệu quả cho công tác điều hành và lưu trữ lâu dài.
Ưu tiên các nhóm tài liệu quan trọng
Nguồn lực được ưu tiên cho các loại hồ sơ có giá trị sử dụng cao hoặc giá trị vĩnh viễn như:
- Hồ sơ đất đai, địa chính
- Hồ sơ dự án đầu tư
- Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
Việc số hóa các nhóm tài liệu này giúp rút ngắn thời gian tra cứu, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu.
Triển khai thực tế tại địa phương
Nhiều tỉnh, thành phố như Lào Cai, Cần Thơ đã ban hành kế hoạch chỉnh lý, số hóa dứt điểm tài liệu tồn đọng sau sáp nhập nhằm phục vụ xây dựng chính quyền điện tử.
Tại Hà Nội, quy trình tạm thời về số hóa và quản lý tài liệu được áp dụng cho cả khối Đảng và chính quyền, góp phần hạn chế tình trạng thất lạc, phân tán hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp.
Số hóa tài liệu trong khu vực Doanh nghiệp sau sáp nhập
Không chỉ khu vực công, các doanh nghiệp sau sáp nhập, mua bán – sáp nhập (M&A) cũng coi số hóa tài liệu là yếu tố “then chốt” để ổn định hoạt động.
Hợp nhất dữ liệu từ nhiều hệ thống
Thách thức lớn nhất của doanh nghiệp là việc hợp nhất dữ liệu từ các hệ thống cũ không đồng bộ, ví dụ như chuyển đổi từ SQL sang NoSQL hoặc tích hợp dữ liệu rời rạc vào một hệ thống quản lý chung như CRM, ERP. Số hóa và chuẩn hóa dữ liệu giúp tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo thông tin sau sáp nhập.
Tối ưu chi phí và quy trình
Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp:
Giảm chi phí lưu trữ hồ sơ vật lý
Hạn chế lãng phí nguồn lực do quy trình làm việc chồng chéo
Nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng mở rộng trong tương lai
Những thách thức lớn trong quá trình số hóa
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, công tác số hóa tài liệu sau sáp nhập vẫn đối mặt với không ít khó khăn:
Khối lượng tài liệu khổng lồ: Việc tập trung hồ sơ từ nhiều đơn vị gây áp lực lớn cho kho lưu trữ và nhân lực thực hiện.
Khó khăn trong chuẩn hóa dữ liệu: Sự thiếu thống nhất về định dạng và quy trình quản lý trước sáp nhập khiến việc đồng bộ dữ liệu mất nhiều thời gian.
Rủi ro về bảo mật thông tin: Quá trình di chuyển dữ liệu tiềm ẩn nguy cơ lộ lọt thông tin nếu không có hạ tầng số và phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật như ISO/IEC 27001.
Quy định mới về số hóa tài liệu từ 01/07/2025
Từ ngày 01/07/2025, việc số hóa tài liệu lưu trữ giấy sẽ được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 05/2025/TT-BNV. Quy định này nhằm đảm bảo:
Tính pháp lý của tài liệu số hóa
Sự đồng bộ trong công tác lưu trữ trên phạm vi toàn quốc
Nền tảng thống nhất cho việc khai thác và sử dụng tài liệu số trong dài hạn
Trong bối cảnh sáp nhập hành chính và tái cấu trúc doanh nghiệp diễn ra mạnh mẽ, số hóa tài liệu không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Việc triển khai đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn sẽ giúp các cơ quan, tổ chức đảm bảo vận hành liên tục, nâng cao hiệu quả quản lý và sẵn sàng cho giai đoạn chuyển đổi số toàn diện.
Triển khai thực tế tại địa phương
Nhiều tỉnh, thành phố như Lào Cai, Cần Thơ đã ban hành kế hoạch chỉnh lý, số hóa dứt điểm tài liệu tồn đọng sau sáp nhập nhằm phục vụ xây dựng chính quyền điện tử.
Tại Hà Nội, quy trình tạm thời về số hóa và quản lý tài liệu được áp dụng cho cả khối Đảng và chính quyền, góp phần hạn chế tình trạng thất lạc, phân tán hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp.
Số hóa tài liệu trong khu vực Doanh nghiệp sau sáp nhập
Không chỉ khu vực công, các doanh nghiệp sau sáp nhập, mua bán – sáp nhập (M&A) cũng coi số hóa tài liệu là yếu tố “then chốt” để ổn định hoạt động.
Hợp nhất dữ liệu từ nhiều hệ thống
Thách thức lớn nhất của doanh nghiệp là việc hợp nhất dữ liệu từ các hệ thống cũ không đồng bộ, ví dụ như chuyển đổi từ SQL sang NoSQL hoặc tích hợp dữ liệu rời rạc vào một hệ thống quản lý chung như CRM, ERP. Số hóa và chuẩn hóa dữ liệu giúp tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo thông tin sau sáp nhập.
Tối ưu chi phí và quy trình
Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp:
Giảm chi phí lưu trữ hồ sơ vật lý
Hạn chế lãng phí nguồn lực do quy trình làm việc chồng chéo
Nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng mở rộng trong tương lai
Những thách thức lớn trong quá trình số hóa
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, công tác số hóa tài liệu sau sáp nhập vẫn đối mặt với không ít khó khăn:
Khối lượng tài liệu khổng lồ: Việc tập trung hồ sơ từ nhiều đơn vị gây áp lực lớn cho kho lưu trữ và nhân lực thực hiện.
Khó khăn trong chuẩn hóa dữ liệu: Sự thiếu thống nhất về định dạng và quy trình quản lý trước sáp nhập khiến việc đồng bộ dữ liệu mất nhiều thời gian.
Rủi ro về bảo mật thông tin: Quá trình di chuyển dữ liệu tiềm ẩn nguy cơ lộ lọt thông tin nếu không có hạ tầng số và phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật như ISO/IEC 27001.
Quy định mới về số hóa tài liệu từ 01/07/2025
Từ ngày 01/07/2025, việc số hóa tài liệu lưu trữ giấy sẽ được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 05/2025/TT-BNV. Quy định này nhằm đảm bảo:
Tính pháp lý của tài liệu số hóa
Sự đồng bộ trong công tác lưu trữ trên phạm vi toàn quốc
Nền tảng thống nhất cho việc khai thác và sử dụng tài liệu số trong dài hạn
Trong bối cảnh sáp nhập hành chính và tái cấu trúc doanh nghiệp diễn ra mạnh mẽ, số hóa tài liệu không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Việc triển khai đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn sẽ giúp các cơ quan, tổ chức đảm bảo vận hành liên tục, nâng cao hiệu quả quản lý và sẵn sàng cho giai đoạn chuyển đổi số toàn diện.