Làm sao để kiểm soát chi phí in ấn cho văn phòng có nhiều người sử dụng chung một chiếc máy photocopy? Việc in nhầm hay in các tài liệu không cần thiết; đôi khi lại trở thành thói quen xấu cho nhân viên. Chính vì thế, giải pháp quản lý người dùng là công tác cần phải triển khai ngay, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn hàng tháng.
Các giải pháp kiểm soát, quản lý người dùng
Giải pháp Quản lý in ấn tập trung đặc biệt quan trọng với các văn phòng hiện đại. Có nhiều giải pháp để kiểm soát, quản lý người dùng khi sử dụng máy photocopy:
- Quản lý theo USER ID
- Quản lý in ấn sử dụng thẻ nhân viên (Thẻ từ, sử dụng NFC)
- Quản lý in ấn bằng phần mềm PaperCut
- Quản lý thiết bị: Nhận thông báo về tình trạng thiết bị, lịch sử bảo dưỡng, vật tư tiêu hao,...
- Quản lý người dùng: Phần quyền chức năng người dùng, kiểm soát chính xác từng User in ấn như thế nào hàng tháng.
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo người ngoài không thể sử dụng máy photocopy nếu không được cấp quyền ID.
- Báo cáo chi tiết về sử dụng thiết bị.
Giải pháp quản lý người dùng hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Như đã đề cập, có nhiều giải pháp để quản lý và kiểm soát người dùng, và chi phí cũng khác nhau. Điều quan trọng là ngân sách và các yêu cầu bảo mật, mức độ quản lý/kiểm soát chuyên sâu.
Việc quản lý in ấn sử dụng thẻ nhân viên giúp kiểm soát tốt việc in ấn lãng phí và tiện lợi trong quản lý, kiểm soát. Máy photocopy được gắn thêm đầu đọc thẻ NFC (có thể đọc thẻ từ: thẻ nhân viên, thẻ sinh viên, vé xe,...) và người dùng chỉ cần quẹt thẻ để sử dụng chức năng in ấn
Giới hạn chức năng và số lượng bản in, copy trên mỗi người dùng
Khi phân quyền cho từng USER, bạn có thể giới hạn các chức năng cụ thể:
- Giới hạn cho phép hoặc không cho phép In - Copy - Scan
- Giới hạn in màu hay chỉ in trắng đen (với máy photocopy màu)
- Giới hạn số lượng bản in/copy hàng tháng (VD: User A chỉ được in tối đa mỗi tháng 500 trang).
VIETBIS cung cấp giải pháp quản lý in ấn tối ưu
Với kinh nghiệm triển khai dịch vụ Cho thuê máy photocopy cho nhiều doanh nghiệp, bệnh viện, trường học,... VIETBIS cung cấp giải pháp quản lý in ấn tập trung giúp các cơ quan tổ chức tiết kiệm chi phí in ấn hiệu quả.
- Tiết kiệm thời gian
- Tiết kiệm chi phí
- Tiết kiệm nhân sự
