Chuyển đổi số bắt đầu từ số hóa tài liệu – Doanh nghiệp đã làm đúng chưa?

Chuyển đổi số đang là ưu tiên của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít đơn vị đầu tư mạnh vào phần mềm quản lý nhưng dữ liệu vẫn nằm rải rác trong hồ sơ giấy. Khi nền tảng dữ liệu chưa được chuẩn hóa, hệ thống số khó phát huy hiệu quả. Vì vậy, số hóa tài liệu chính là bước khởi đầu quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số.
Câu hỏi đặt ra là: Doanh nghiệp đã thực sự triển khai số hóa tài liệu đúng cách chưa?

Số hóa tài liệu – Nền móng của chiến lược chuyển đổi số
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử, kết hợp chuẩn hóa, phân loại, lưu trữ và ứng dụng công nghệ OCR để phục vụ quản lý và tra cứu.

Đây không chỉ là hoạt động scan lưu trữ, mà là bước xây dựng nền tảng dữ liệu cho toàn bộ hệ thống vận hành số.

Trong chiến lược chuyển đổi số, số hóa tài liệu giữ vai trò cung cấp dữ liệu đầu vào cho phần mềm quản lý, hỗ trợ tự động hóa quy trình, nâng cao khả năng kiểm soát và tạo tiền đề cho phân tích dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết về khái niệm và quy trình số hóa tài liệu
Tại đây: Dịch vụ Số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO - Vietbis.vn

Những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp số hóa tài liệu
Không ít doanh nghiệp đã triển khai số hóa tài liệu nhưng chưa đạt hiệu quả do mắc phải các sai lầm sau:
1. Chỉ scan để lưu trữ hình ảnh
Tài liệu được scan nhưng không áp dụng OCR, không phân loại, không có cấu trúc lưu trữ rõ ràng. Kết quả là file tồn tại nhưng không thể tìm kiếm nhanh chóng.

2. Không xây dựng quy chuẩn ngay từ đầu
Việc đặt tên file tùy tiện, thiếu quy ước chung khiến hệ thống dữ liệu trở nên lộn xộn và khó quản lý sau này.

3. Thiếu giải pháp bảo mật
Tài liệu số nếu không có phân quyền truy cập rõ ràng có thể tiềm ẩn rủi ro rò rỉ thông tin.

4. Tự triển khai nhưng thiếu thiết bị và nhân lực chuyên môn
Sử dụng máy scan văn phòng thông thường để xử lý khối lượng lớn dễ gây chậm tiến độ, lỗi dữ liệu hoặc chất lượng scan không đạt yêu cầu.

Nếu doanh nghiệp đang gặp từ hai vấn đề trở lên, rất có thể quy trình số hóa chưa thực sự đúng chuẩn.

Quy trình số hóa tài liệu chuẩn cho doanh nghiệp
Để số hóa tài liệu trở thành nền tảng hiệu quả cho chuyển đổi số, doanh nghiệp cần triển khai theo quy trình bài bản:
1. Khảo sát và phân loại tài liệu
Xác định rõ:

• Hồ sơ pháp lý
• Hồ sơ nhân sự
• Tài liệu kế toán
• Hợp đồng
• Bản vẽ kỹ thuật
• Tài liệu lưu trữ lâu năm

Việc phân loại ngay từ đầu giúp tối ưu cấu trúc dữ liệu.

2. Xây dựng cấu trúc và quy ước đặt tên
Thiết lập hệ thống thư mục, mã hóa tài liệu, tiêu chuẩn đặt tên file để đảm bảo tính nhất quán và dễ tra cứu.

3. Lựa chọn thiết bị và công nghệ phù hợp
Tùy vào khối lượng và đặc thù tài liệu, doanh nghiệp có thể cần:

• Máy scan tốc độ cao cho số lượng lớn
• Máy scan khổ lớn cho bản vẽ A0
• Công nghệ OCR để tìm kiếm nội dung

4. Kiểm tra chất lượng và bảo mật
Tài liệu sau khi số hóa cần được kiểm tra độ chính xác, đầy đủ và lưu trữ trong môi trường an toàn.

5. Tích hợp vào hệ thống quản lý
Dữ liệu số cần được kết nối với phần mềm quản lý để phát huy tối đa hiệu quả vận hành.

Tự số hóa hay thuê dịch vụ chuyên nghiệp?
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp đặt ra khi triển khai chuyển đổi số.
Khi nào nên tự triển khai?

• Khối lượng tài liệu nhỏ
• Có sẵn nhân sự phụ trách
• Có thiết bị scan chuyên dụng

Khi nào nên thuê dịch vụ số hóa tài liệu?

• Khối lượng hồ sơ lớn, tồn đọng nhiều năm
• Yêu cầu bảo mật cao
• Cần hoàn thành trong thời gian ngắn
• Tài liệu đặc thù như bản vẽ, hồ sơ cũ, giấy tờ dễ hư hỏng

Thuê dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo quy trình chuẩn ngay từ đầu.

Vietbis – Đối tác đồng hành trong giải pháp số hóa tài liệu
Vietbis cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp với quy trình chuẩn, thiết bị chuyên dụng và đội ngũ giàu kinh nghiệm.
Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp:

• Khảo sát và tư vấn giải pháp phù hợp
• Triển khai số hóa tài liệu số lượng lớn
• Ứng dụng OCR và chuẩn hóa dữ liệu
• Đảm bảo bảo mật thông tin

Liên hệ Vietbis để được tư vấn giải pháp số hóa tài liệu phù hợp với chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp.
------------------------
​VIETBIS cung cấp Dịch vụ Cho thuê máy scan và giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp

• Bán & Cho thuê máy scan
• Dịch vụ Chỉnh lý tài liệu - Số hóa tài liệu
• Phần mềm Kho lưu trữ số, tự động hóa doanh nghiệp

❖Hotline tư vấn: 089 6688 636