Trong xu thế chuyển đổi số toàn diện theo chủ trương của Chính phủ, việc số hóa tài liệu hành chính tại UBND cấp xã phường không chỉ là yêu cầu tất yếu mà còn là giải pháp quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng tài liệu giấy, đồng thời đáp ứng mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính công. Đặc biệt sau cuộc cách mạng tinh gọn bộ máy các xã được sáp nhập tài liệu cơ bản còn trong tình trạng bó gói, đóng thùng, khó kiểm soát được hồ sơ và chất lượng thông tin dẫn tới chưa kịp thời phục vụ yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày.
1. Cơ sở pháp lý và yêu cầu thực tiễn
Việc số hóa tài liệu lưu trữ tại UBND xã phường được quy định và khuyến khích trong các văn bản sau:
- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15: Điều 32 - 36 quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc tạo lập, quản lý, bảo quản và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 về Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030.
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, trong đó khuyến khích áp dụng số hóa để bảo quản và khai thác tài liệu hiệu quả.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, khuyến khích quản lý văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu dưới dạng số.
Trong thực tế, nhiều UBND xã đang đối mặt với lượng lớn tài liệu giấy tồn đọng, chưa được chỉnh lý, bảo quản kém, dễ hư hỏng do thời tiết, mối mọt, và việc khai thác gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là nhóm tài liệu đất đai, dân cư, chế độ chính sách, an sinh xã hội. Việc số hóa kết hợp chỉnh lý tài liệu là giải pháp tối ưu, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu và phục vụ tra cứu nhanh chóng.
2. Quy trình số hóa tài liệu tại UBND cấp xã phường
Với kinh nghiệm triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại các UNBD cấp tỉnh, sở ban ngành và cấp quận huyện trước đây, VIETBIS thực hiện quy trình số hóa bài bản, phù hợp với quy định chuyên ngành lưu trữ, bao gồm các bước sau:
- Khảo sát thực trạng tài liệu: Xác định khối lượng, tình trạng, loại hình tài liệu cần số hóa.
- Chỉnh lý tài liệu giấy: Phân loại, loại bỏ tài liệu hết giá trị, lập mục lục hồ sơ, đóng hộp tài liệu theo quy định.
- Số hóa tài liệu:
- Tạo lập cơ sở dữ liệu phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ, tài liệu lưu trữ (dữ liệu mô tả)
- Quét tài liệu bằng máy scan chuyên dụng, xác thực bản số hóa (ký số) theo thể thức quy định của Bộ Nội vụ;
- Đặt tên file và thư mục theo cấu trúc logic;
- Gắn chỉ mục, mã hóa hồ sơ để dễ tra cứu.
- Lưu trữ dữ liệu số: Dữ liệu được bàn giao dưới dạng ổ cứng/USB và phần mềm quản lý tra cứu tài liệu điện tử (nếu có yêu cầu).
- Bảo mật thông tin: Cam kết bảo mật tuyệt đối nội dung tài liệu theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và hợp đồng dịch vụ.
3. Lợi ích khi UBND xã triển khai số hóa tài liệu
- Tổ chức kho lưu trữ tài liệu giấy, tài liệu số khoa học theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Bảo quản an toàn tài liệu gốc, hạn chế xuống cấp do thời gian và môi trường.
- Tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, hỗ trợ công tác điều hành và phục vụ công dân hiệu quả.
- Giảm diện tích lưu trữ, tiết kiệm chi phí văn phòng.
- Từng bước hiện đại hóa nền hành chính, góp phần xây dựng chính quyền số cơ sở.
VIETBIS cung cấp Dịch vụ Cho thuê máy scan và giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp
- Bán & Cho thuê máy scan
- Dịch vụ Chỉnh lý tài liệu - Số hóa tài liệu
- Phần mềm Kho lưu trữ số, tự động hóa doanh nghiệp