Số hóa hồ sơ Đảng với máy scan chuyên dụng

| Dịch vụ Số hóa tài liệu
1426
Số hóa hồ sơ Đảng với máy scan chuyên dụng
Trong bối cảnh đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số quốc gia và thực hiện Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số (theo Kế hoạch số 05-KH/BCĐTW) triển khai từ ngày 10/07/2026 đến hết ngày 30/11/2026, các cơ quan, đơn vị đang đối mặt với khối lượng công việc số hóa dữ liệu cực lớn trong thời gian ngắn.

Đặc biệt, tại các Văn phòng Đảng ủy xã/phường và Văn phòng Đảng ủy các khối doanh nghiệp, việc số hóa toàn diện hệ thống hồ sơ đảng viên, tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ trọng tâm đòi hỏi tính chính xác, bảo mật và tốc độ xử lý cao. Hiểu được những thách thức này, VIETBIS cung cấp giải pháp Cho thuê máy quét chuyên dụng và dịch vụ hỗ trợ số hóa toàn diện, giúp các cơ quan, đơn vị nhanh chóng tháo gỡ điểm nghẽn thiết bị, tối ưu chi phí và hoàn thành xuất sắc mục tiêu đề ra.
 
1. Tiêu chuẩn kỹ thuật khi chọn máy scan số hóa hồ sơ Đảng
Nhằm chuẩn hóa và nâng cao chất lượng lưu trữ dữ liệu, Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Công văn số 14748-CV/VPTW ngày 06/05/2025 để sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn số 40-HD/VPTW về số hóa tài liệu. Theo đó, quy trình quét và xử lý tài liệu lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các thông số kỹ thuật sau:

- Chế độ màu sắc (Color)
Đối với tài liệu giấy có các thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy màu, bắt buộc phải quét ở chế độ Ảnh màu (Colour); độ sâu màu (Bit-depth) tối thiểu là 24 bit (8 bit cho mỗi kênh màu); không gian màu (Colour space) đạt chuẩn sRGB.
 
- Khả năng xuất đồng thời định dạng TIFF và PDF/A
  • Định dạng TIFF (.tif): Sử dụng làm tệp tin gốc với chất lượng ảnh nguyên bản, không nén mất dữ liệu, phục vụ cho việc lưu trữ lâu dài và phục chế sau này.
  • Định dạng PDF hoặc PDF/A (.pdf): Dung lượng tối ưu, tích hợp OCR nhận dạng chữ tiếng Việt để phục vụ tra cứu, khai thác và chia sẻ nhanh chóng trên hệ thống quản lý văn bản nội bộ.
Các đơn vị nên ưu tiên dòng máy scan chuyên nghiệp cho phép cấu hình xuất song song cả 2 định dạng này chỉ trong một lần quét duy nhất, giúp tiết kiệm đến 50% thời gian cho nhân sự vận hành.

- Hiệu suất cao & Xử lý tốt tài liệu cũ, mỏng
  • ​Hồ sơ Đảng viên, nhất là các tài liệu từ nhiều thập kỷ trước, thường gặp tình trạng giấy bị ố vàng, mủn, mỏng hoặc có nếp gấp do lưu trữ lâu năm. Máy scan chuyên dụng cần tích hợp cơ chế kéo giấy cực tốt kết hợp cảm biến siêu âm chống kẹt giấy (Ultra-sonic Sensor) để tự động phát hiện giấy kép, bảo vệ tài liệu gốc không bị rách, hỏng trong quá trình quét tốc độ cao.
  • Máy scan công suất lớn, tốc độ cao: Đáp ứng tiến độ "thần tốc": Giúp số hóa nhanh chóng toàn bộ hồ sơ tồn đọng, bám sát mốc thời gian hoàn thành trước 30/11/2026 (theo Kế hoạch số 05-KH/BCĐTW).
- Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) & Bảo mật dữ liệu:
  • Văn bản bắt buộc phải sử dụng ứng dụng phần mềm OCR tiếng Việt để hỗ trợ tìm kiếm tài liệu dễ dàng, đảm bảo sản phẩm đầu ra tuân thủ định dạng PDF hoặc PDF/A 2 lớp.
  • Bảo mật và an toàn dữ liệu: Đảm bảo an ninh thông tin tuyệt đối cho các tài liệu lưu trữ nội bộ của cơ quan Đảng.
​( Tham khảo quy trình số hóa hồ sơ Đảng tại đường link )
 
2. Máy scan chuyên dụng tối ưu cho số hóa hồ sơ Đảng

Máy scan chuyên dụng số hóa sẽ giúp cho việc quét tài liệu như hồ sơ Đảng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ bệnh nhân, hồ sơ học sinh sinh viên...đạt hiệu quả cao. Với kinh nghiệm của mình, Vietbis xin tập hợp một số tiêu chí để phân biệt máy scan số hóa và máy scan văn phòng thông thường như sau:
 
Tiêu chí so sánh Scan văn phòng (Quét thông thường) Scan số hóa (Chuyên nghiệp)
Mục đích chính Phục vụ công việc hàng ngày: quét nhanh hợp đồng, hóa đơn, công văn để xử lý công việc ngắn hạn hoặc gửi emai Chuyển đổi toàn bộ kho tài liệu vật lý thành dữ liệu số chuẩn hóa để lưu trữ dài hạn và khai thác trên hệ thống quản lý (DMS).
Quy mô và Khối lượng Khối lượng ít (vài trang đến vài chục trang mỗi lần); tần suất ngắt quãng, phù hợp cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Khối lượng lớn (hàng nghìn đến hàng vạn trang); yêu cầu hoạt động liên tục với cường độ cao (công suất máy lớn)
Thiết bị phần cứng (Máy scan) Máy scan để bàn nhỏ gọn, tốc độ vừa phải (20 - 50 trang/phút), khay nạp giấy ADF khoảng 50 - 80 tờ. Máy scan chuyên dụng tốc độ cao (60 - 150+ trang/phút), khay nạp lớn (100 - 500 tờ), cơ chế chống kẹt kép thông minh.
Vật tư và Độ bền thiết bị Ít hao mòn do tần suất thấp; linh kiện thay thế ít khi phải tính toán định kỳ Yêu cầu bảo trì và thay thế định kỳ các vật tư tiêu hao (con lăn cuốn giấy, đệm tách giấy, fuser units) để đảm bảo độ bền
Xử lý hình ảnh và Dữ liệu Đầu ra cơ bản (PDF thông thường hoặc ảnh), ít can thiệp sâu vào chất lượng file gốc. Xử lý ảnh nâng cao (xóa nền, làm sạch vết bẩn, tự động xoay trang), tích hợp nhận dạng ký tự quang học (OCR Tiếng Việt) để tạo file tìm kiếm được (Searchable PDF).
Đánh chỉ mục & Quản lý Lưu trữ thủ công theo thư mục máy tính thông thường, tên file đặt theo ý thích cá nhân. Đánh chỉ mục bài bản theo Metadata (số hồ sơ, ngày tháng, tên khách hàng), phân loại và tích hợp vào cơ sở dữ liệu hệ thống.
 
Đối với các dự án số hóa hồ sơ Đảng quy mô lớn, dòng máy scan chuyên dụng Fujitsu/Ricoh Fi Series (Fi-800R, Fi-7460, Fi-7700...) là lựa chọn số một nhờ tích hợp những công nghệ vượt trội. Dưới đây là một số dòng máy mà Vietbis cung cấp cho các đơn vị số hóa hồ sơ Đảng:

 
Tên sản phẩm Thông số cơ bản Hình ảnh
Viisan DL24
  • Loại máy: Chụp trên cao
  • Khổ giấy: Tối đa A3
  • Cảm biến: CMOS Sony 24MP
  • Độ phân giải: 600dpi
  • Tốc độ quét: 1 giây / trang A3
  • Hỗ trợ OCR Tiếng Việt
  • Ứng dụng: Scan sổ đảng viên, sơ yếu lí lịch, tài liệu dạng sổ sách và tờ rời
Ricoh fi-7460
  • Loại máy: Tự động (ADF) 
  • Tốc độ: 60 tờ/phút
  • Khổ giấy: Tối đa A3
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Fujitsu fi-7260
  • Loại máy: Tự động (ADF) kết hợp mặt gương (Flatbed)
  • Tốc độ: 60 tờ/phút
  • Khổ giấy: Tối đa A4
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Ricoh Fi-8270
  • Loại máy: Tự động (ADF) tích hợp sẵn mặt gương Flatbed
  • Tốc độ: 70 tờ/phút
  • Khổ giấy: Tối đa A4
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A
Ricoh fi-800R
  • Loại máy: Tự động (ADF), trang bị công nghệ quét đảo chiều
  • Tốc độ: 40 tờ/phút
  • Khổ giấy: Tối đa A4 (hỗ trợ quét tài liệu dày, hộ chiếu, CCCD, thẻ cứng)
  • Độ phân giải: 600 dpi
  • Định dạng đầu ra: Xuất đồng thời TIFF và PDF/A

3. Lợi ích từ dịch vụ cung cấp bởi VIETBIS

Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
  • Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
  • Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
  • Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.

--------------------------

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ VIETBIS để được tư vấn chi tiết!

 CÔNG TY TNHH VIỆT BIS

  •   96 P. Định Công, P. Phương Liệt, Hà Nội
  •   Hotline: 0971 491492 | 089 6688 636
  •   Email: contact@vietbis.vn
Bình luận