Máy scan chuyên dụng cho số hóa học bạ, văn bằng

Cùng với quá trình chuyển đổi số ngành giáo dục, lượng lớn hồ sơ được lưu trữ dưới dạng giấy đang từng bước được chuyển sang dữ liệu điện tử. Học bạ, bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ học sinh là những nhóm tài liệu cần được số hóa để thuận tiện cho việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin.

Theo lộ trình được Bộ Giáo dục và Đào tạo báo cáo, dữ liệu học bạ, văn bằng và chứng chỉ đang được từng bước số hóa, kết nối với các nền tảng dùng chung. Trong kế hoạch năm 2026, mục tiêu được đặt ra là số hóa 100% dữ liệu văn bằng của người học từ năm 1970 trở lại đây.

Đây là khối lượng dữ liệu rất lớn, đặc biệt tại các trường học, cơ sở giáo dục và đơn vị quản lý có hồ sơ được lưu trữ qua nhiều năm. Do đó, bên cạnh quy trình số hóa, thiết bị scan phù hợp với từng loại tài liệu cũng đóng vai trò quan trọng.

Vậy những hồ sơ giáo dục nào cần số hóa và nên sử dụng máy scan nào? Cùng Vietbis tìm hiểu chi tiết.

1. Vì sao cần số hóa học bạ, bảng điểm và văn bằng?

Việc chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử mang lại nhiều thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác thông tin giáo dục.

Một số lợi ích chính có thể kể đến:

• Lưu trữ lâu dài: Hạn chế nguy cơ tài liệu giấy bị rách, mất, ẩm mốc hoặc xuống cấp theo thời gian.
• Tra cứu thuận tiện: Thông tin học sinh, sinh viên, học bạ, bảng điểm hay văn bằng có thể được tìm kiếm nhanh trên hệ thống.
• Hỗ trợ xây dựng hồ sơ học tập số: Dữ liệu sau khi số hóa có thể được tổ chức và khai thác trên các nền tảng giáo dục.
• Quản lý văn bằng, chứng chỉ: Dữ liệu văn bằng đã cấp có thể được lưu trữ để phục vụ đối chiếu, kiểm tra và xác thực.
• Kết nối dữ liệu: Tạo cơ sở để các đơn vị từng bước quản lý và khai thác dữ liệu giáo dục tập trung.

2. Những loại hồ sơ giáo dục nào có thể số hóa?

Tùy vào chức năng và nhu cầu lưu trữ, mỗi đơn vị có thể triển khai số hóa một hoặc nhiều nhóm tài liệu.

Các hồ sơ thường gặp gồm:

• Học bạ học sinh, sinh viên.
• Sổ điểm, bảng điểm và các loại sổ theo dõi kết quả học tập.
• Văn bằng, chứng chỉ.
• Sổ gốc cấp bằng và hồ sơ liên quan đến văn bằng.
• Hồ sơ học sinh, sinh viên.
• Hồ sơ cán bộ, giáo viên.
• Bài thi và phiếu trả lời trắc nghiệm.
• Sổ sách, hồ sơ giáo dục được lưu trữ trong thời gian dài.

Trong thực tế, tài liệu giáo dục có nhiều dạng khác nhau. Có hồ sơ là tờ rời A4/A3, nhưng cũng có nhiều học bạ, sổ điểm hoặc sổ lưu trữ được đóng quyển. Một số tài liệu cũ còn có tình trạng giấy mỏng, cong, dễ rách hoặc không thuận tiện khi đưa qua máy scan ADF.

Vì vậy, việc lựa chọn thiết bị cần dựa trên đặc điểm của hồ sơ thực tế, thay vì chỉ dựa vào tốc độ scan.

3. Lựa chọn máy scan cho hồ sơ đóng quyển và tài liệu giáo dục

Đối với học bạ, sổ điểm, văn bằng hoặc những tài liệu cần giữ nguyên hiện trạng, các dòng máy scan chuyên dụng có thiết kế phù hợp với tài liệu đóng quyển sẽ thuận tiện hơn.

Máy scan Viisan S21: Dòng máy scan dạng phẳng, có thể sử dụng cho nhiều loại hồ sơ giáo dục như học bạ, bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ và tài liệu A3/A4.

Thiết kế dạng phẳng giúp người dùng đặt tài liệu trực tiếp lên mặt kính, phù hợp với những tài liệu không thể hoặc không nên tháo rời.

Có thể sử dụng cho:

• Học bạ và sổ điểm.
• Văn bằng, chứng chỉ.
• Hồ sơ A3/A4.
• Tài liệu đóng quyển cần giữ nguyên bản.

Máy scan Viisan S48: Máy sử dụng phương pháp scan từ phía trên, giúp hạn chế việc ép tài liệu xuống mặt phẳng. Hệ thống xử lý hình ảnh hỗ trợ làm phẳng phần trang bị cong và loại bỏ hình ảnh ngón tay khi người dùng giữ tài liệu trong quá trình scan.
Phù hợp với: 

• Học bạ đóng quyển. 
  ​Sổ điểm. 

• Sách và tài liệu lưu trữ.

• Hồ sơ đóng quyển. 

• Tài liệu cũ cần hạn chế tác động vật lý.

Máy scan ADF: Máy có khay nạp giấy tự động, cho phép đưa nhiều tờ tài liệu vào máy liên tục, từ đó tăng năng suất khi số lượng hồ sơ cần số hóa lớn. Có thể kết hợp nhiều loại thiết bị trong cùng một dự án.
Ví dụ: máy scan chuyên dụng dạng overhead hoặc flatbed dùng cho học bạ, sổ và tài liệu đóng quyển, trong khi máy scan ADF đảm nhiệm các hồ sơ tờ rời.

• Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
• Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
• Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.