Khi triển khai các dự án số hóa hồ sơ, khối lượng tài liệu lớn thường đi kèm áp lực về tiến độ, nhân sự và chi phí vận hành. Nếu sử dụng nhiều máy scan văn phòng hoặc phải liên tục bổ sung nhân sự, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì năng suất ổn định.

Một hướng xử lý là sử dụng máy scan A3 công nghiệp tốc độ cao. Đây là nhóm thiết bị được thiết kế để làm việc với số lượng tài liệu lớn, hỗ trợ nạp giấy liên tục và giảm nhiều thao tác thủ công trong quá trình scan.
 

1. Vì sao dự án số hóa khối lượng lớn nên sử dụng máy scan công nghiệp?

Khay ADF sức chứa lớn, giảm thời gian nạp giấy

Máy scan A3 công nghiệp thường được trang bị khay nạp tài liệu tự động ADF có sức chứa lớn, giúp nhân viên có thể nạp nhiều hồ sơ trong một lần.

Chẳng hạn, fi-7800 và fi-7900 có ADF lên tới 500 tờ. Theo thông số nhà sản xuất, fi-7800 đạt tốc độ tối đa 110 tờ/phút, trong khi fi-7900 đạt 140 tờ/phút.

Với những dự án phải xử lý hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu trang, việc giảm số lần dừng máy để nạp giấy có thể giúp quy trình vận hành liên tục hơn.

Tăng sản lượng trên từng trạm scan

Thay vì bố trí nhiều máy scan văn phòng có tốc độ thấp, doanh nghiệp có thể xây dựng các trạm số hóa công suất cao với máy scan A3 công nghiệp.

Một số model có tốc độ tham khảo:

Model	Tốc độ tối đa	Số trang/phút
Ricoh fi-7800	110 tờ/phút	220 trang/phút
Ricoh fi-7900	140 tờ/phút	280 trang/phút
Kodak i4260	110 tờ/phút	220 trang/phút
Kodak i4650	145 tờ/phút	290 trang/phút
Canon DR-G2140	140 tờ/phút	280 trang/phút

Tốc độ thực tế còn phụ thuộc vào độ phân giải, kích thước tài liệu, chế độ scan, phần mềm và điều kiện vận hành.

Tự động hóa nhiều công đoạn xử lý ảnh

Không chỉ có tốc độ cao, máy scan công nghiệp còn hỗ trợ nhiều tính năng giúp giảm thao tác của nhân viên.

Tùy từng model và phần mềm, có thể hỗ trợ:

• Tự động chỉnh thẳng tài liệu.
• Bỏ trang trắng.
• Nhận diện kích thước giấy.
• Phát hiện nạp kép.
• Làm sạch nền và một số khuyết điểm trên ảnh.
• Nhận diện và xử lý barcode.
• Tách hồ sơ theo quy tắc.
• Hỗ trợ OCR và xuất dữ liệu.

Ví dụ: Canon DR-G2140 có thể kết hợp phần mềm xử lý ảnh để hỗ trợ chỉnh thẳng, bỏ trang trắng, phân tách hồ sơ và nhận diện mã vạch. Điều này giúp giảm bớt các bước xử lý thủ công sau khi quét.


2. Một số máy scan A3 phù hợp cho dự án số hóa

Không phải dự án nào cũng cần cùng một loại máy. Việc lựa chọn nên dựa trên số lượng tài liệu, loại hồ sơ, thời gian hoàn thành và yêu cầu đầu ra.

• Ricoh fi-7800: Tốc độ tối đa khoảng 110 tờ/phút, phù hợp với các dự án cần xử lý khối lượng tài liệu lớn và duy trì hoạt động ổn định.

• Ricoh fi-7900: Tốc độ lên tới 140 tờ/phút, phù hợp với trung tâm số hóa hoặc các dự án có sản lượng tài liệu cao.

• Kodak i4260: Tốc độ khoảng 110 tờ/phút, có nhiều tính năng xử lý ảnh, phù hợp với hồ sơ lưu trữ và các loại tài liệu cần làm sạch hình ảnh trong quá trình scan.

• Kodak i4650: Tốc độ tối đa khoảng 145 tờ/phút, phù hợp với các dự án yêu cầu năng suất cao và khối lượng tài liệu lớn.

• Canon DR-G2140: Tốc độ lên tới 140 tờ/phút, hỗ trợ nhiều tính năng xử lý ảnh và tự động hóa, phù hợp với hồ sơ hành chính, tài liệu lưu trữ và các dự án số hóa quy mô lớn.

3. Thuê máy scan A3 công nghiệp thay vì đầu tư thiết bị

Đối với những dự án chỉ triển khai trong vài tháng hoặc theo từng gói thầu, thuê máy scan theo dự án có thể là một phương án đáng cân nhắc.

• Chủ động chi phí: Doanh nghiệp không cần bỏ ra khoản đầu tư lớn để mua thiết bị ngay từ đầu mà chỉ sử dụng và thanh toán trong thời gian triển khai dự án.

• Không phải xử lý thiết bị sau khi kết thúc dự án: Khi hoàn thành hợp đồng, doanh nghiệp có thể trả thiết bị, hạn chế các vấn đề liên quan đến lưu kho, khấu hao hoặc bảo trì máy khi không còn nhu cầu sử dụng.

• Dễ tăng hoặc giảm công suất: Nếu khối lượng hồ sơ thay đổi, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng máy theo từng giai đoạn thay vì phải đầu tư cố định một hệ thống lớn.

Khi tính toán phương án, không nên chỉ nhìn vào giá thuê máy. Nên xem xét tổng chi phí của một trạm số hóa gồm: Thiết bị + nhân sự + vật tư + bảo trì + thời gian hoàn thành.

Đặc biệt, có thể quy đổi thành chi phí trên mỗi 1.000 hoặc 10.000 trang hoàn thành để có cơ sở so sánh giữa các phương án.

4. Những dự án nào phù hợp với máy scan A3 công nghiệp?

Máy scan công nghiệp phù hợp với nhiều dự án cần xử lý lượng tài liệu lớn như:

• Số hóa hồ sơ lưu trữ.
• Số hóa hồ sơ hành chính.
• Số hóa hồ sơ ngân hàng.
• Số hóa hồ sơ pháp lý.
• Số hóa hồ sơ doanh nghiệp.
• Số hóa hồ sơ giáo dục.
• Số hóa hồ sơ Đảng viên.
• Số hóa tài liệu tại cơ quan nhà nước.
• Dự án số hóa theo gói thầu hoặc hợp đồng có thời hạn.

Đối với các dự án có yêu cầu cao về sản lượng, việc lựa chọn thiết bị phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tăng công suất trên từng trạm scan và giảm lượng thao tác thủ công.

Thay vì chỉ tập trung vào việc bổ sung nhân sự, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất bằng cách xây dựng các trạm scan sử dụng thiết bị chuyên dụng.

Các dòng như Ricoh fi-7800, fi-7900, Kodak i4260, Kodak i4650 và Canon DR-G2140 có thể đáp ứng nhiều nhu cầu số hóa tài liệu khối lượng lớn.

Vietbis có thể tư vấn phương án dựa trên:

Khối lượng hồ sơ → loại tài liệu → thời gian cần hoàn thành → số lượng máy → model phù hợp.

--------------------------------------------------------------

• Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
• Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
• Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.