In giấy khen hàng loạt trên Word như thế nào?

Bước 1: Mở file Word giấy khen lên, nhấn vào Mailings, chọn Start Mail Merge, chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để thữ hiện các bước Mail Merge.

Bước 2:

• Ở đây giấy khen mình chọn Letters (1), chọn Next: Starting document (2).

• Tiếp theo, chọn Use the current document (1), chọn Next: Select recipients (2).

• Bạn sẽ phải thêm danh sách tên học sinh cho phần khen tặng, lớp, đạt danh hiệu gì,… để ứng dụng Word tự động thêm các thông tin vào trong Giấy khen. Nếu chưa có thì bạn sẽ chọn là Type a new list (1) để tạo mới.

Bước 3: Bạn đã có danh sách khen thưởng trong file Excel thì bạn chọn Use an existing list (1), chọn Browse (2) để tìm danh sách khen thưởng, chọn file danh sách (3) muốn thêm nhấn Open.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định là tất cả đều được chọn, nếu bạn không muốn gửi đến ai thì bỏ tick chọn trước của người đó, xong nhấn OK.

Bước 4: Muốn chèn thông tin, chọn Mailings, xong bạn chọn Insert Merge Field, chọn thông tin trong file danh sách khen thưởng.

Bạn có thể thực hiện việc chọn trực tiếp các trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong, chọn Next: Prieview your letters để chuyển sang bước xem thư.

Bước 5: Nhấn Next và Previous để xem từng giấy khen. Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa nội dung xong chúng ta chọn Next: Complete the merge.

Bước 6: Để in chọn Print, chọn All để in toàn bộ, còn nếu chỉ in 1 bản hiện tại thì chọn Current record hoặc chọn in giấy khen mình muốn theo danh sách file Excel.


Lưu ý khi in hành loạt giấy khen trong Word

• Nếu in bằng khen với số lượng lớn thì bạn nên sử dụng giấy couche.
• Nếu cần in gấp với số lượng ít thì sử dụng in laser, với kiểu in này cần sử dụng một tờ giấy Fort kích thước giấy khen khổ A4, đặt lồng cuống dưới tờ giấy khen. Như vậy giấy khen sẽ không bị hỏng hay biến dạng trong quá trình sử dụng máy sấy laser. Nhưng không phải máy in nào cũng có thể in được chất liệu giấy dày. Vậy máy in nào có thể in giấy dày? Vietbis có đưa ra giải pháp là máy in OKI có thể in các loại giấy dày (256gsm) và có thể in cả giấy dài 1,32m.

VIETBIS - Đơn vị hàng đầu về dịch vụ máy văn phòng. Chúng tôi cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí văn phòng cho hàng chục ngàn doanh nghiệp tại Hà Nội và khu vực miền Bắc:

• Cho thuê máy in
• Cho thuê máy scan
• Cho thuê máy photocopy
• Cho thuê laptop

☼ Hotline: 024 7303 1068 / 0971 491 492